Terima Mahasiswa Magang UPN “VETERAN” Jatim, Diskominfo Mojokerto Tingkatkan Kualitas Pengelolaan Dokumen

MOJOKERTO,LINTASDAERAHNEWS.COM – Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Kabupaten Mojokerto secara resmi menerima kehadiran mahasiswa magang dari Universitas Pembangunan Nasional (UPN) “Veteran” Jawa Timur. Kolaborasi ini bertujuan untuk mengoptimalkan sistem pengelolaan dan pendokumentasian informasi publik di lingkungan Sekretariat Diskominfo.

Penerimaan mahasiswa magang ini disambut baik sebagai langkah strategis dalam menyuntikkan semangat inovasi mahasiswa ke dalam prosedur administrasi pemerintahan. Fokus utama dari kerja sama ini adalah pembenahan tata kelola dokumen agar lebih rapi, terukur, dan sesuai dengan standar keterbukaan informasi.

Penerimaan mahasiswa magang ini disambut baik sebagai langkah strategis dalam menyuntikkan semangat inovasi mahasiswa ke dalam prosedur administrasi pemerintahan. Fokus utama dari kerja sama ini adalah pembenahan tata kelola dokumen agar lebih rapi, terukur, dan sesuai dengan standar keterbukaan informasi. Transformasi Pengelolaan Dokumen Selama masa praktik kerja lapangan, para mahasiswa UPN Jawa Timur ditempatkan di bagian Sekretariat untuk membantu tugas-tugas operasional Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). Mereka terlibat dalam proses klasifikasi dokumen, mulai dari pengarsipan data rutin hingga pengelolaan naskah informasi yang bersifat krusial bagi publik.

“Kehadiran mahasiswa magang memberikan dampak nyata, terutama dalam membantu percepatan verifikasi dan pendokumentasian data. Kami ingin memastikan setiap dokumen publik tersimpan dengan sistem yang mudah dilacak dan akuntabel," ujar salah satu staf Sekretariat Diskominfo Kabupaten Mojokerto, Kamis (23/4/2026).

Implementasi Teori di Lapangan, Bagi mahasiswa UPN Veteran Jawa Timur, kesempatan ini menjadi ajang pembuktian ilmu yang didapat di bangku perkuliahan. Mereka menerapkan prinsip-prinsip administrasi publik untuk memetakan alur informasi agar lebih efisien. Prosedur yang semula dilakukan secara konvensional, kini perlahan mulai diperkuat dengan sistem digitalisasi yang lebih modern. Hal ini dilakukan guna mendukung visi Pemerintah Kabupaten Mojokerto dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan berbasis elektronik (SPBE).

Membangun Sinergi Berkelanjutan Kepala Bidang di lingkungan Diskominfo menyampaikan bahwa program magang ini bukan sekadar tugas akademis, melainkan bentuk kontribusi sosial mahasiswa terhadap perbaikan layanan publik. Dengan dokumen yang terkelola dengan baik, masyarakat akan lebih mudah mendapatkan akses informasi yang cepat dan akurat.

Sinergi antara Diskominfo Kabupaten Mojokerto dan UPN “Veteran” Jawa Timur diharapkan terus berlanjut di masa depan. Kerja sama ini tidak hanya menguntungkan instansi dalam hal efisiensi kerja, tetapi juga mencetak generasi muda yang siap kerja dengan pemahaman mendalam mengenai etika dan prosedur birokrasi yang transparan.

Di tengah pesatnya arus digitalisasi pemerintahan, Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Kabupaten Mojokerto terus melakukan langkah strategis untuk memperkuat tata kelola informasi. Salah satu fokus utama yang kini tengah diakselerasi adalah optimalisasi Prosedur Pengelolaan dan Pendokumentasian Informasi Publik di tingkat Sekretariat. Upaya ini semakin solid dengan adanya keterlibatan aktif mahasiswa magang dari Program Studi Administrasi Publik, (UPN) “Veteran” Jawa Timur.

Kehadiran para mahasiswa ini bukan sekadar menjalankan kewajiban kurikulum kampus, melainkan menjadi mitra strategis dalam mengurai tantangan administratif di lingkungan pemerintahan daerah. Melalui program magang ini, teori-teori mengenai birokrasi dan Public Value yang dipelajari di bangku perkuliahan diimplementasikan secara nyata untuk mendorong transparansi publik di Kabupaten Mojokerto.

Restrukturisasi Arsip dan Digitalisasi PPID fokus utama kolaborasi ini terletak pada penguatan fungsi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). Mahasiswa UPN “Veteran” Jatim terjun langsung dalam melakukan audit dan restrukturisasi dokumen di Sekretariat. Proses ini melibatkan pemilahan naskah dinas, pengklasifikasian informasi berdasarkan kategori (informasi berkala, setiap saat, serta merta, dan dikecualikan), hingga memastikan setiap data memiliki validitas hukum sebelum dipublikasikan.

"Tantangan terbesar dalam pengelolaan informasi publik adalah bagaimana menyajikan data yang kompleks menjadi informasi yang mudah dipahami dan cepat diakses oleh warga. Kami membantu menyempurnakan sistem pendokumentasian agar alur pencarian data tidak lagi memakan waktu lama," ungkap salah satu mahasiswa magang yang terlibat dalam proyek tersebut, Jumat (24/4).

Langkah digitalisasi juga menjadi prioritas. Mahasiswa membantu mengonversi dokumen-dokumen konvensional ke dalam database digital yang lebih aman dan terintegrasi. Hal ini dilakukan guna mendukung visi Pemerintah Kabupaten Mojokerto dalam mewujudkan paperless office dan tata kelola pemerintahan yang lebih ramah lingkungan. Mendukung Indeks Keterbukaan Informasi Publik.

Sekretariat Diskominfo Kabupaten Mojokerto menyambut positif kontribusi ini. Pihak instansi menilai bahwa perspektif segar dari kalangan akademisi sangat diperlukan untuk mengevaluasi efisiensi prosedur yang ada. Dengan pengelolaan dokumen yang lebih rapi, indeks keterbukaan informasi publik di Kabupaten Mojokerto diharapkan dapat terus meningkat, sejalan dengan predikat sebagai Kabupaten yang informatif.

Penulis : Zahwa Fissabila Prisiana, Sarah Meirina Sari (Program Studi Administrasi Publik, UPN “Veteran” Jawa Timur)

Editor. : Hariono