UPN Veteran Jawa Timur Beri Latihan Tata Kelola Arsip Desa Dalam Transformasi Ke Era Digitalisasi

SIDOARJO, LINTASDAERAHNEWS.COM - Pengelolaan dokumen secara manual masih menjadi sarana utama dalam melaksanakan tugas dan fungsinya pemerintah desa, padahal sarana dan prasaran yang diberikan oleh pemerintah pusat sudah memenuhi pengelolaan dokumen yang terintegrasi dengan teknologi maupun internet.

Dengan adanya hal ini ,tim pengabdian masyarakat dari adminitrasi public UPN “Veteran” Jawa Timur yang di Ketuai oleh ​Dr. Diana Hertati, MSi dengan anggota terdiri dari Dhian Satria Yudha K, S.Kom., M. Kom, Oktarizka Reviandani, S.AP, M.AP, Bayu Priambodo, S.IP, M.IP, Indira Arundinasari,S.AP, M.AP, Vidya Imanuari Pertiwi, S.AP, MPA, Anggie Lucca Parawitha, S.AP, M.KP dan Dandi Darmadi, S.IP, M.AP melakukan pengabdian masyarakat di Desa Segoro Tambak Kecamatan Sedati Kabupaten Sidoarjo dengan memberikan pelatihan tentang Aplikasi Seredes (Sistem Kearsipan Desa).

Pada kesempatan tersebut, tim pengabdian memperkenalkan kepada masyarakat tentang arti penting arsip beserta cara pengelolaannya, baik secara manual maupun dengan memanfaatkan teknologi digital.

Kearsipan administrai (Archival Administration) merupakan manajemen atau arah program sebuah depot arsip termasuk di dalamnya fungsi kearsipan berupa penaksiran, penataan, akuisisi, dan data rujukan (Basuki, 2005).

Desa adalah kesatuan masyarakat hukum yang memiliki batas wilayah yang berwenang untuk mengatur dan mengurus urusan pemerintahan, kepentingan masyarakat setempat berdasarkan prakarsa masyarakat, hak asal usul, dan/atau hak tradisional yang diakui dan dihormati dalam sistem pemerintahan Negara Kesatuan Republik Indonesia.

Keuntungan pemerintah desa menyimpan data secara online adalah dapat membuka dan mengedit dimanapun dan kapanpun. Suatu instansi, seperti kantor desa dapat memanajemen dokumen dengan meggunakan fasilitas penyimpanan awan.

Dengan demikian data penting yang ada dipemerintahan akan terarsipkan dengan baik, seperti data tentang dokumen pelengkap untuk membuat perumusan kebijakan.

Mengingat kegiatan desa seperti surat menyurat sangat sering dilakukan. Jika pengelolaan file dokumen dilakukan secara digital dan tersusun rapi, maka hal ini juga akan mempermudah pelayanan serta mempercepat urusan masyarakat. Lebih lanjut, penyimpanan data arsip tidak hanya sebagai pusat sumber informasi tetapi dapat membantu ingatan, sebagai bahan analisa, pengembangan, perencanaan, pembuat laporan, pengambil keputusan, pertanggung jawaban, pengendalian dan penilaian dengan baik. 

Berkas yang dikelola secara manual selain memiliki resiko hilang atau terbakar juga masih memerlukan waktu yang relative lama. Selain itu penggunaan kertas secara manual dapat menyebabkan penumpukan ketas yang banyak. Berbeda jika dilakukan secara digital, semua data dapat diarsipkan dikelola dengan baik untuk memudahkan penemuan berkas secara cepat kapanpun saat dibutuhkan.

Penggunaan teknologi ini dapat mempercpat tugas pekerjaan suatu orgaisasi. Dengan demikian tugas selesai dengan cepat, tidak ada tumpukan berkas yang berlebih atupun tercecer dalam ruangan Sehingga pimpinan dan masyarakat dapat terbantu dengan baik sebagai dampaknya kepuasan masyarakat meningkat.

Pada sosialisasi dan pelatihan kearsipan digital ini warga terlihat antusian dalam mempelajari aplikasi seredes. Mereka sangat antusias karena kebanyakan mereka bukan dari generasi millennial sehingga ini merupakan hal baru bagi mereka.

Mereka banyak memberika pertanyaan tentang bagaimana penggunaan aplikasi ini. Diakhir acara sosialisasi dan pelatihan mereka memberikan pendapat bahwa dengan adanya aplikasi seredes ini akan sangat membantu menyelesaikan tugas mereka dimana yang biasanya menggunakan sistem manual sekarang menggunakan sistem digital.

Pekerjaan mereka dipastikan juga akan lebih cepat selesai dimana Ketika menggunakan sistem manual pekerjaan membutuhkan waktu hampir 1 hari namun dengan Aplikasi Seredes ini bisa selesai dalam 30 menit saja.

Penulis : Bayu Priambodo S.IP.,M.IP (UPN Veteran Jawa Timur)

Editor.  : Hariono